Cuando queremos compartir un informe entre varias personas nos puede interesar ocultar algunas tablas, bien para mejorar la visualización en el área de campos, para que no se utilicen determinadas medidas o campos de tablas o porque contiene información que no es necesaria para las visualizaciones pero si para el informe.

¿Cómo podríamos hacer esto para que el usuario final tenga la mejor experiencia posible?, Existen varias vías para hacerlo.

-  La primera de ellas es desde el área de transformación de datos (Power query). Con ello conseguimos que la tabla no llegue a pasar al lienzo de Power BI y no se pueda utilizar en el cálculo de fórmulas DAX o columnas calculadas. La forma de hacerlo sería posicionándonos en la tabla y desde ahí, botón derecho y elegir la opción de DESHABILITAR CARGA o ENABLE LOAD (si lo tenéis en inglés). De esta forma, al aplicar y cargar datos al lienzo, esa tabla no se traspasará.

-  En el apartado de Vista del Modelo, donde se pueden ver todas las relaciones de las tablas, también podemos ocultarlas colocándonos encima y dando a la opción de ocultar.

En los dos casos anteriores, la forma de saber que algún campo o medida está oculto sería porque al lado del mismo aparece el símbolo con el ojo tachado.

Con estos métodos, en la visualización del informe, en Desktop como en Power Service, no aparecería la información oculta, pero si nos bajamos el pbix desde Service, el usuario podría ver lo que se encuentra oculto yendo a los sitios mencionados y habilitando su vista.

Sin embargo, existe un método que evitaría que los usuarios viesen esas tablas ocultas. Para ello necesitamos tener instalado Tabular Editor (versión 2 o 3) y habilitar las herramientas externas en Power BI.

Iríamos a la carpeta de Tablas y seleccionaríamos aquella que queremos ocultar. En Private (señalado en azul), cambiaríamos la situación de False a True ya no podría visualizarse. ¡¡No olvidemos guardar los cambios!!!

El único inconveniente es que una vez que Private se establece en True Power BI, pensará que esta tabla no existe y, por lo tanto, IntelliSense ya no funcionará (no aparecerá la tabla en las opciones de creación de DAX o columnas calculadas). Como Power BI ya no reconoce esta tabla, también resaltará en rojo esta tabla en cualquier medida que hayamos realizado, pero podemos ignorarla ya que la fórmula seguirá funcionando.

La tabla no aparecerá en ningún apartado del informe y ningún usuario sabrá que existe al menos que también pueda meterse en Tabular Editor.